人防是国防的重要组成部分，人防部门的工作涉及国防、军事等领域，人防工作中的文件涉密多、涉密层次高，人防工程保密工作就显得尤为重要。地方人防档案记录了大量的战时人民防空工作的第一手资料，是上级决策的重要依据，有关人防工程建设、指挥通信等方面的若在文件尚未解密之前就泄密出去，将造成不可估量的损失。平时对涉密人防档案工作长期积累,重点建设, 战时人民生命财产安全才能得到最大保障。
一、建立健全人防档案保密制度
要确保涉密人防档案的安全，必须以制度建设为前提。通过夯实涉密文件的归档、保管和利用等各个环节的保密基础，确保档案管理阶段不出现泄密事件。
（一）做好涉密文件的归档制度
按照档案管理有关规定，人防保密档案文件材料应进行统一管理归档，除人防部门保密文件外，还有各种《战时人员疏散预案》、《演习、演练计划》等。人防部门领导要以身作则，并严格要求涉密人员遵守档案管理规定，确保人防保密档案齐全、完整地归档，要建立文件材料和电子文档，绝不允许任何个人据为己有，要把保密工作做好。
（二）完善涉密文件利用制度
人防档案利用规章制度一般有、借（查）阅制度、复制制度等，根据实际情况，对不同人员确定不同利用范围，规定不同的审批手续，使提供利用工作有章可循。通过详细划分涉密文件传阅的范围和程序，通过双向登记，严格审批等方式，落实主体责任，做到权责一致。
坚持“公开不涉密、涉密不公开”的原则，在努力拓展档案利用工作的同时，确保不失密、不泄密，档案利用规章制度的条文应严密而简明，便于执行落实，并在实践中不断加以完善。
（三）建立人防保密档案追究制度
人防部门根据《中华人民共和国保守国家秘密法》和保密规章制度，与涉密人员特别是核心涉密人员签订保密协议，不失为新时期人防部门做好保密工作的一个好办法。以协议的形式明确涉密人员所必须承担的保密义务和泄密的责任追究。保密协议一旦签订，将具有法律效用。这将大大提高对涉密人员行为约束力，为人防部门的保密工作提供强有力的法律保障，确保档案信息安全。
二、加强对人防档案的保密管理
（一）人防档案保管中的保密工作
1.做好人防档案库房管理中的保密工作。人防档案的库房管理是档案保密的重点。一是人防档案库房应按照国家有关规定单独兴建，从档案保密的角度来看，不宜将库房设在办公楼的最底层，库房门窗等应做专门加固，以防盗窃。二是应尽量做到库房与办公室分开，库房与阅览室分开。三是档案库房应指定专人负责管理，制定严格的库房管理制度，无关人员一律禁止入内。做好人防档案库房的科学管理，是做好人防档案保密、维护人防档案安全的基本保障。
2.人防涉密档案的管理和保密。为确保国家核心秘密的安全，必须管理好人防涉密档案。确保人防涉密档案应与非涉密档案分别保管。要设保险柜、保险锁、防盗器，从保管条件上确保涉密档案的安全。人防工程涉密档案管理人员必须有较强的责任心、事业心和高度的保密意识，要有严谨的工作作风，经手的事情手续清楚。人防档案管理人员无论在什么场合，都应做到守口如瓶，把保守国家秘密作为自己的神圣职责和应尽的义务。不断加强人防工程涉密档案的日常管理。涉密档案的调阅、移出、销毁等应严格按规定手续办理，必须经指定主管领导审批，认真履行登记、签字手续，任何人无权擅自调阅。涉密档案使用完毕后应及时清对、检查，发现失密、泄密问题，应及时查明原因，进行补救。
3.做好人防档案的保管期限与保密期限的区分工作。确定人防档案保管期限的原则是，正确分析和鉴别档案内容的现实作用和历史作用，根据本单位人防工作的需要和为国家积累历史文化财富的需要，全面确定档案的保存价值，准确地判定档案的保管期限。而人防档案保密期限是根据国家秘密事项在一定时间内，如被泄露，将对国家的安全和利益造成的危害来确定的，它表示该国家秘密事项在其确定的期限内，受国家有关保密法律、法规的保护，产生法律效力的时限。《国家秘密保密期限的规定》中规定：除有特殊规定外，涉密级事项不超过30 年，机密级事项不超过20 年，秘密级事项不超过10 年。对规定为“长期”的国家秘密事项，在授权机关做出解密前，其他机关、单位应当对其采取长期保密措施，不得擅自决定解密和随意对外提供。
（二）人防档案在利用中的保密工作
1.做好人防档案在利用中的监督工作。人防档案的利用监督可以从几个方面实施：（1）队伍建设。人防档案管理工作人员对档案的安全负有直接责任，必须具有较高的素质。（2）监督措施。做好人防档案利用监督，要做到三勤：一是嘴勤，勤宣传利用人防档案的制度与规定，勤与利用者交谈，掌握其利用目的与动机；二是眼勤，勤观察动态，置每个利用者于视觉之中；三是手勤脑勤，勤分析利用者的情况和利用效果，勤检查被利用的案卷，勤督促利用登记制度的落实。有条件的档案馆（室）还可以安装摄像监视器。
2.正确处理好人防档案保密与利用的关系。由于各种原因，人防档案管理工作普遍存在着重保轻用、利用不足的现象，由此产生一些弊端。一是大批人防档案得不到充分的利用，甚至有些很有价值的档案长期被束之高阁，变成一文不值的废纸，造成档案浪费；二是主管人防档案管理的领导不能及时全面地了解情况，不能有效地利用档案。三是档案管理人员的管理价值也难以在利用档案的效果中体现出来。因此，在严格做好人防档案保密工作的同时，切实完善工作职能，努力为领导决策提供服务。人防工程机密档案应该保密，但保密的目的之一是为了利用，是有时间、地点、范围限制的利用，保而不用只会失去保的意义，失去档案的价值。
（三）人防档案开放中的保密工作
1.做好人防档案的审查工作。审查工作是人防档案管理人员档案在开放前的一项重要工作，其主要任务是科学而准确地区分、判定档案的开放与控制使用范围。对这项工作可以分三步：一是初审，人防档案管理工作人员根据标准，对开放期限内的档案逐件进行审查，初步判定开放与控制使用范围。二是中审，由具有较高政策水平和业务能力的同志，重点审查初审中没能判定开放与控制使用的部分档案，以确定其取舍。三是终审，由有关领导，根据初审和中审的情况，权衡利弊，综合分析、审查，最终决定与批准人防档案的开放与否。
2.做好人防档案的解密工作。保密档案是有等级的，其划分等级是根据《保密法》规定，划分为“涉密”、“机密”、“秘密”三级。确定档案的密级，就是为了让人防档案管理工作人员根据不同的密级采取不同的管理措施，最大限度地提供利用档案。
3.做好人防档案开放前的基础工作。（1）提高开放人防档案案卷的内在质量。利用原有基础，进行系统整理，达到分类科学、组卷合理、编目清楚、排列系统的要求。（2）建立健全档号。要适应开放后检索与管理的要求。（3）编制检索工具。一是基础性检索工具，如《开放档案目录》；二是骨干性检索工具，如《开放档案卡片目录》；三是文字叙述性检索工具，如《开放档案全宗介绍》、《全宗卷》等，使开放档案的检索工具逐步形成以骨干性检索工具为主，以基础性检索工具为辅，以叙述性检索工具为必要补充的检索工具体系，实现检索途径的多元化。（4）准备好副本。对珍贵、重要的档案，应采取抄录、复印、照相等形式进行复制，搞好档案副本。
三、抓好人防部门工作人员素质的培养
档案的管理和利用都是由人来操作的，良好的硬件条件和完善的制度也是人来利用的，因此提高人防档案管理工作人员的业务水平和素质就显得越来越重要。这也是目前加强人防档案管理工作见效最快和成效最高的方案。
（一）注重学习，提高人防档案保密的意识。
档案管理是一门高度综合的社会科学，人防档案是国家档案工作的重要组成部分，在人防国防建设中占有十分重要的地位，尤其是人防的保密档案。为适应新时期的需要，各级人防部门要高度重视档案的保密工作，成立不同层次的档案保密领导小组，组织学习《中华人民共和国保守国家秘密法》及保密的有关条例，结合实际，深刻领会，注意保密档案工作的管理。
通过开展形式多样的保密教育宣传活动，传达学习新的保密文件精神，召开保密专题党课学习活动，开展计算机保密培训等方式，引导每一名涉密人员不断提高业务技能，构筑牢固防线。
（二）更新观念，加强人防部门工作人员综合素质的培养。
无论多么科学的管理方法，多么先进的保密设备都必须要人来实施和操作，人是档案工作保密性、安全性的最关键因素。因此我们必须加强对人防档案管理工作人员的素质培养：一是要培养人防档案工作人员的政治素质，要求有为人民服务的精神和高度的政治责任心，热爱档案管理事业；二是要培养人防档案工作人员业务素质，要求具备过硬的专业知识，熟悉所要保管的档案内容，熟悉档案相关法律法规。近几年来，随着大学的扩招、培训班的开办等，只要重视对人防档案管理工作人员的培养，提高档案工作人员的业务素质也越来越容易，但是要让人防档案管理工作人员提高法治的意识和敬业的责任心则需要慢慢来培养。
（三）恪尽职守，严格履行人防档案工作人员的职责。
人防档案工作人员的职责，就是要维护档案的完整与安全, 做到档案不坏、不丢、不散、不乱。不坏，就是使人防档案保管得完好无损，不致因各种不利因素而使档案损坏。对已经破损的人防档案，要及时抢救。不丢，就是使人防档案绝对安全，不致因工作疏忽而使档案遗失或被窃，不仅保证档案实体安全，也要保证档案内容的安全。不散，就是要求人防档案的保管相对集中，不致因档案的分散保管而使档案管理不便，甚至造成档案损坏或丢失等严重情况。不乱，就是要求人防档案保管工作有条不紊，档案排架整齐规范，有规可循，有目可查，档案保管人员要持之以恒，时刻警惕，防止档案的损坏，确保档案的安全，为档案工作提供物质基础。
秘书科 王曦
2018年5月24日
